Jak zdobyć środki finansowe na inwestycje w IT – fundusze i programy unijne

Data publikacji: czerwiec 2009, źródło: Fundacja Wspomagania Wsi, autor: Dr Tomasz Filipowicz

Dwie perspektywy

Szeroko rozumiane pojęcie informatyzacji, w szczególności wdrożenie systemów informatycznych w urzędach, stanowi jeden z priorytetów rozwoju samorządów dzięki dostępnym funduszom w ramach perspektywy finansowania 2007-2013. We wszystkich regionalnych programach operacyjnych (RPO) znajdują się działania związane z informatyzacją. Ich zakres przedmiotowy sprowadza się do 2 typów przedsięwzięć:

- udostępnienie i tworzenie usług publicznych – e-urząd,
- udostępnienie i tworzenie sieci, usług i punktów dostępowych dla mieszkańców.

Na lata 2007-2013 przewidziano alokację środków wspólnotowych w łącznej kwocie 16 555 614 188 euro (przewidzianej na 16 RPO)1. W latach 2007-2013 na informatyzację i rozwój społeczeństwa informacyjnego zostanie wydanych z funduszy unijnych ponad 13 mld zł. Ponad 3,5 mld zł zostało przeznaczone na realizację kilkudziesięciu dużych inwestycji w dziedzinie informatyzacji administracji rządowej. Zgodnie z danymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego, którego zadaniem jest doprowadzenie do jak najlepszego i najsprawniejszego wykorzystania środków przyznanych Polsce przez UE, suma planowanych wydatków na cele informatyczne jest wielokrotnie większa niż w poprzednim okresie programowania2.

W związku z powyższym, finansowanie przedsięwzięć informatycznych w jednostkach samorządu terytorialnego możliwe jest niejako z dwóch poziomów (perspektyw). Po pierwsze, możliwe jest finansowanie w ramach istniejących RPO, w związku z którymi projekty dotyczące informatyzacji wiążą się nie tylko z przyspieszeniem rozwoju e-regionu (w tym rozwój e-usług), ale również wachlarz projektów dotyczy m.in. wdrożenia systemów do monitoringu, systemów bazodanowych, projektów integrujących istniejące systemy informatyczne i bazodanowe.
W ramach perspektywy programowania 2007-2013 można ubiegać się o finansowanie realizacji projektów dotyczących m.in.:

- podnieniesienia jakości świadczonych usług przez urzędy,
- wzrostu dostępności i zakresu e-usług,
- wykorzystania nowoczesnych systemów informatycznych w zakresie obiegu dokumentów, monitorowania postępu spraw obywateli, kontroli i weryfikacji postępowań administracyjnych,
- monitoringu środowiskowego,
- powszechnego dostępu do sieci Internet,
- tworzenia społeczeństwa informacyjnego.

Po drugie, w ramach programów centralnych np. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka (POIG), Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ) realizowane są duże, ogólnopolskie projekty informatyczne skierowane do administracji państwowej. Również w przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL) istnieje możliwość realizowania pewnych, specyficznych elementów informatycznych, stanowiących swego rodzaju uzupełnienie (suplement) do podstawowych celów projektu. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu mechanizmu cross-financing’u, który polega na tzw. elastycznym finansowaniu mającym na celu ułatwienie wdrażania jednofunduszowych programów operacyjnych. W związku z wykorzystaniem funduszy dystrybuowanych w ramach programów centralnych, ograniczeniem dla samorządów jest to, że w ramach finansowania przedsięwzięć lokalnych nie mogą być realizowane żadne kompleksowe rozwiązania informatyczne. Jednakże wydaje się, że realizacja przedsięwzięć w samorządach, które w znaczeniu koncepcyjnym znajdują się na styku administracji centralnej i lokalnej, może znaleźć źródła finansowania na szczeblu centralnym.

Zapewnienie współfinansowania i właściwe przygotowanie projektu

Większość działań zawartych w ramach poszczególnych Osi priorytetowych nastawionych jest na realizację zadań publicznych, a co za tym idzie, głównymi beneficjentami są jednostki samorządu terytorialnego (na każdym szczeblu), organy administracji państwowej oraz jednostki realizujące zadania publiczne. Podmioty prywatne występują w tym obszarze raczej jako wykonawcy niż bezpośredni beneficjenci.

Można wyróżnić dwa kluczowe czynniki wspierające uzyskanie i skuteczne wykorzystanie funduszy wspólnotowych dla finansowania przedsięwzięć w obszarze IT, w ramach projektów realizowanych w jednostkach samorządu terytorialnego. W pierwszej kolejności należy starać się o zapewnienie współfinansowania inwestycji. Wkład własny beneficjenta może pochodzić ze źródeł innych niż budżet samorządu. Potencjalnie, przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi finansowych (leżących m.in. w gestii ministerstw, ale także urzędów i instytucji państwowych) można wdrażać projekt, w którym montaż finansowy zakłada pozyskanie w 100% pomocy bezzwrotnej. Ma to szczególne znaczenie w przypadku gmin, które z uwagi na małe budżety często nie są w stanie wyodrębnić kwot stanowiących udział własny (ok. 15% wartości projektu)3.

Drugim równie istotnym czynnikiem wspierającym skuteczne wykorzystanie funduszy wspólnotowych jest właściwe przygotowanie projektu. Zdarza się, że jednostki samorządu terytorialnego w praktyce nie dysponują odpowiednią kadrą ekspercką dla przygotowania i zrealizowania inwestycji w obszarze IT. Wynika to z faktu, że o wysoko wyspecjalizowanych ekspertów w tym zakresie silnie zabiegają podmioty sektora prywatnego. Ponadto samorządy często nie mają dostępu do doświadczeń i rozwiązań modelowych, które można by wprost zaimplementować. Wciąż nie marginalną cechą administracji publicznej, niezależnie od szczebla, jest niechęć dla pomysłów jej zinformatyzowania. Informatyzacja jest często wymuszana przez prawo a nie przez realne potrzeby. Traktowanie informatyzacji jako zło konieczne, a nie dobro pożądane rodzi poważne konsekwencje dla zakresu i sposobu wykorzystania dostępnych funduszy.

Finansowanie projektu a fazy projektu

Punktem wyjścia do budowania projektu powinien być przygotowany na każdym szczeblu samorządu, dokument analityczny – strategia rozwoju informatycznego, jak też skorzystanie z analiz zawartych w części opisowej poszczególnych RPO. Abstrahując jednak od tych uwarunkowań, z merytorycznego punktu widzenia konieczne jest właściwe przygotowanie projektu z uwzględnieniem każdej jego fazy. Wśród samorządowców istnieje przekonanie, że zaprojektowane własnymi siłami przedsięwzięcie informatyczne będzie najbardziej dostosowane do ich potrzeb. Niestety, praktyka wskazuje, że często efektem takiego podejścia jest niespójne środowisko informatyczne w urzędzie. Niekompatybilne sprzętowo lub aplikacyjnie rozwiązania informatyczne uniemożliwiają sprawną wymianę informacji czy dokumentów w urzędzie, często wręcz wykluczając równoczesne działanie kilku zaimplementowanych systemów. Brak odpowiednich kompetencji wśród kadry przygotowującej projekt powoduje m.in. takie problemy jak nie uwzględnienie na etapie ubiegania się o finansowanie projektu faz realizacji danego przedsięwzięcia. Zamawiający często nie widzą szerszej perspektywy wdrożenia systemu informatycznego w urzędzie. Nie zdają sobie sprawy, że na projekt może składać się nie tylko faza wdrożenia systemu, ale również konieczność jego utrzymywania i rozwoju. Należy przy tym pamiętać, że każda z tych faz niesie ze sobą konieczność poniesienia znaczących wydatków finansowych dla urzędu. Sam proces wdrażania systemu trwa na ogół rok, dwa lata, natomiast produkty projektu zostają w urzędzie na lata a ich utrzymanie kosztuje niemało. W rezultacie, po realizacji projektu beneficjent zamiast wzrostu efektywności ma do czynienia z powielaniem informacji, niestabilnym systemem, rosnącymi wydatkami na usługi serwisowe, „nieładem” w zasobach informatycznych etc. W związku z tym, jeżeli zasoby kadrowe wskazane przez decydentów nie dają gwarancji, że przygotowany projekt będzie we właściwy sposób przygotowany i zrealizowany, należy skorzystać z doświadczonych firm zewnętrznych świadczących usługi w przedmiotowym zakresie. W branży IT funkcjonuje wiele podmiotów specjalizujących się w różnych obszarach odnoszących się do różnych faz realizacyjnych projektu IT (szkolenia dla pracowników urzędu, usługi doradcze w zakresie przygotowania i realizacji projektu informatycznego, jak też wykonawcy rozwiązań informatycznych i podmioty specjalizujące się w utrzymaniu (maintenance) wdrożonych systemów). Ponieważ również w sektorze prywatnym można natknąć się na ludzi niekompetentnych, dlatego przed związaniem się z firmą prywatną należy przejrzeć się uważnie jej dokonaniom.

Reasumując, przedsięwzięcie informatyczne nie musi być koszmarem, o ile zostanie przemyślane w pełnym zakresie i jeśli zamawiający ocenią realnie swoje możliwości, w tym możliwości finansowe. Na etapie przygotowania projektu beneficjenci środków wspólnotowych muszą umieć odpowiedzieć sobie na następujące pytanie – czy dostępne źródła finansowania wystarczą, aby system informatyczny zbudować, a następnie utrzymywać przez kolejne lata?

Przypisy:

1http://www.mrr.gov.pl/ProgramyOperacyjne%202007-2013/regionalne/Documents/3ebf4cb747454e59a6aff3db1ff03593alokacjanaRPO.pdf

2http://www.mrr.gov.pl/ProgramyOperacyjne%202007-2013/Strony/programy%20operacyjne%200713.aspx

3http://akademiainnowacji.pl/serwis/index.php?option=com_content&task=view&id=42&Itemid=1

© Copyright 2016 Kancelaria Radców Prawnych Filipowicz Buliński